Apa itu PMP (Project Management Plan) & Cara Membuat PMP ?


Apa itu PMP (Project Management Plan) & Cara Membuat PMP ?

Project management Plan atau yang disingkat PMP adalah salah satu dokumen yang dibutuhkan dalam sebuah project yang berisikan susunan rencana beserta segala kebutuhan yang dibutuhkan dalam suatu project yang akan dieksekusi.
Project Management Plan (PMP) biasanya dibuat oleh seorang Business Analyst dan di approval oleh Project Manager sebelum di sampaikan ke pada Client pada saat Kick - Off Meeting dan ditandatangani oleh seluruh stakeholder yang berkepentingan dalam project tersebut, lalu bagaimanah cara membuat Project management Plan (PMP) ?

Cara Membuat PMP (Project Management Plan)
Untuk membuat Project Magement Plan terlebih dahulu kita harus menentukan isi Konten didalamnya untuk memenuhi segala kebutuhan project yang akan dieksekusi. Berikut sekiranya Daftar isi konten yang ada dalam Dokumen PMP :
     a. Latar Belakang Project
     b. Ruang Lingkup Pekerjaan
     c. Milestone
     d. Timeline
     e. Struktur Organisasi / WBS
     f. Management Perubahan
     g. Management Komunikasi
     h. Rencana Biaya
     i. Daftar Resiko
     j. Asumsi
    k. Kriteria Penerimaan
    l. Approval

Diatas adalah daftar isi yang biasanya terdapat didalam dokumen Project management Plan. Adapun detail dan arti dari daftar isi tersebut ialah :

Latar Belakang Project
Dalam latar belakang project biasanya berisikan awal mula factor yang menyebabkan project ini di butuhkan dilengkapi juga dengan gambaran Flow teknis kondisi saat ini, pada paragraph ini sangat dibutuhkan untuk memperkuat dasar project yang akan dikerjakan benar-benar dibutuhkan.
Ruang Lingkup Pekerjaan
Langkah selanjutnya membuat penjabaran secara detail pekerjaan yang akan dikerjakan yang manah penjabaran tersebut tertuang secara lengkap pada paragraph ruang lingkup ini pada phase ini Business Analyst atau Project Manager harus bisa menggambarkan Bisnis proses secara lengkap dalam gambar teknis (Flow Chart).
Timeline
Untuk timeline atau jadwal pekerjaan, setiap detail pekerjaan diatas harus bisa terukur kapan dimulai dan kapan setiap point pekerjaan tersebut diselesaikan, akan lebih baik juga apabila Timeline dibuat dalam bentuk table/gambar yang dapat menggambarkan waktu pekerjaan
Milestone
Milestone atau biasa di sebut juga tolak ukur waktu yang didalamnya terdapat point-point pekerjaan yang ada beserta waktu mulai sampai selesai pekerjaannya yang hampir sama dengan timeline namun ditambahkan output yang dihasilkan dari setiap point-point pekerjaan tersebut.

Struktur Organisasi / WBS
Langkah selanjutnya pembuatan daftar personel yang dibutuhkan dalam pekerjaan project tersebut biasanya pembuatan Struktur organisasi ini dalam bentuk bagan diagram beserta table yang menjelaskan personel tersebut dengan fungsi dan tugas-tugasnya pada pekerjaan project tersebut.
Management Perubahan
Pada paragraph ini digunakan untuk memberikan penjelasan apabila terjadi perubahan-perubahan terhadap project diluar dari kesepakatan awal tersebut langkah apa yang akan dilakukan untuk tahap tersebut. Sedangkan untuk case yang biasa terjadi akan disepakati dengan dibuatkannya Dokument Change Request dan dikomunikasikan kepada semua stakeholder untuk dapat ditinjau sebelum dilakukan perubahan.

Management Komunikasi
Pada paragraph ini biasanya berisikan cara serta proses Komunikasi yang ada untuk digunakan selama proses penkerjaan project tersebut adapun detailnya sebagai berikut: tipe komunikasi (Progress report mingguan & bulanan), Media komunikasi (Email/Meeting), partisipan yang menghadiri, Output yang dihasilkan dan yang bertanggung jawab untuk kegiatan tersebut.
Rencana Biaya
Pada paragraph ini akan menjelaskan serta menampilkan besaran biaya yang dihasilkan dari pekerjaan project ini yang biasanya rencana biaya ini akan tertuang pada RAB (Rencana Anggaran Biaya) dan akan di lampirkan Summari RAB tersebut pada paragraph Rencana Biaya.
Daftar Resiko
Pada Paragraph ini akan menampilkan Resiko-Resiko yang mungkin didapatkan dari project yang akan dikerjakan, Business analyst akan melakukan mitigasi resiko-resiko, mengkategorikan resiko, membuat score rating terhadap resiko tersebut serta memberikan penjabaran solusi yang harus dilakukan serta memberikan alasan mengapa bisa resiko tersebut muncul.
Asumsi
Pada paragraph ini biasanya akan menampilkan asumsi impact yang di hasilkan pada project yang sedang dikerjakan apabila resiko diatas tidak dilakukan pencegahan yang mana kemungkinan besar akan mengganggu serta membuat perubahan yang tidak sesuai dengan rencanan yang sudah dibuat.
Kriteria Penerimaan
Pada paragraph ini menampilkan kriteria pekerjaan yang manah bisa di katakan selesai dikerjakan apabila sudah menyelesaikan seluruh point pekerjaan dengan sesuai berdasarkan pada ruanglingkup pekerjaan.
Approval
pada paragraph ini dibuat untuk tempat tandatangan para stakeholder yang berkepentingan sebagai tanda persetujuan atas point-point diatas. approval ini sebagai bersifat legal dan bukti dasar apabila terjadi sengketa/ masalah ditengah berjalannya project.

Jika sudah proses Kick Off Meeting dinyatakan selesai dan persetujuan Dokumen PMP tersebut selesai akan dinyatakan project tersebut masuk ke tahap pengkerjaan dan Project Manager harus bisa memastikan bahwa pekerjaan tersebut sesuai dengan yang direncanakan.



Powered by Blogger.