Cara Membuat Dokumen BRD (Business Requirement Definition)


 Cara Membuat Dokumen BRD (Business Requirement Definition)

Sebelum kita membuat dokumen BRD terlebih dahulu kita harus mengenal apa itu dokumen Business Requirement Definition yang biasa di singkat BRD.
Dokumen Business Requirement Definition (BRD) adalah Dokumen yang digunakan oleh Perusahaan/Organisasi dengan Client yang sebagai Customernya untuk menjelaskan segala kegiatan proses akan dikerjakan, selain itu Dokumen BRD sering juga digunakan sebagai syarat wajib dokumen pada suatu kontrak pekerjaan sebelum pekerjaan tersebut di eksekusi.

Selanjutnya saya akan memberitahukan apa-apa saja yang biasanya sering ditanyakan mengenai BRD (Business Requirement Definition)

1. Mengapa BRD dibutuhkan ?
Jawabannya saya ambil satu Case, apabila kita mendapatkan Pekerjaan/Project membuat System IT. Perusahaan tempat kita dinyatakan menang mendapatkan project tersebut tinggal tahap pembuatan kontrak, tentu saja perusahaan kita membutuhkan suatu dokumen yang dapat di jadikan acuan dasar/design proses detail dari pekerjaan tersebut sehingga tim development perusahaan kita mengerjakan setiap modul-modul pekerjaan sesuai dengan yang di sepakati. 

2. Siapa yang bertanggung jawab dalam membuat Dokumen BRD ? 
Untuk seperti case di no 1. BA (Business Analyst) yang memiliki tanggung jawab dalam membuat Dokumen BRD atau Project Manager secara Case yang General.

3. Seperti apa Dokumen BRD yang baik digunakan untuk pekerjaan ?
Dalam membuat/merancang dokumen BRD harus terdapat beberapa unsur didalamnya seperti : 

a. Deskripsi Pekerjaan 
Yang dimaksud adalah menjelaskan jenis pekerjaannya seperti apa serta pekerjaan tersebut ditujukan untuk client siapa, serta latar belakan pekerjaan ini dikerjakan dimanah atas dasar kebutuhan dari si client. 

b. Situasi Saat Ini
Maksudnya ialah penjelasan kondisi yang ada saat ini sebelum system yang akan dibuat dijalankan, didalamnya juga terdapat kendala-kendala serta masalah-masalah yang terjadi saat ini akan lebih baik juga di tampilkan juga dalam bentuk diagram atau Flow Chart situasi saat ini. 

c. Tujuan
Maksud dibuatnya point ini pada dokumen BRD adalah untuk memberikan kejelasan untuk apa system ini dibuat serta keuntungan dan kerugian apabila dengan dibuatnya system ini dan dengan tidak dibuatnya system ini. 

d. Gambaran Aplikasi yang akan dibuat
Pada point ini kebalikan pada point b. Situasi saat ini dimanah maksud dibuatnya poiny Gambaran Aplikasi yang akan dibuat yaitu untuk mengetahui penjelasan alur proses system yang akan dibuat serta ditampilkannya juga diagram & Flowchart alur dari system yang akan dibuat tersebut. 

e. Hak Akses Pengguna
Yang artinya adalah penjelasan mengenai pembagian kewenangan akses yang ada pada system dimana melalu hak akses pengguna ini dapat diketahui siapa saja pengguna dari system ini dan akses-akses apa saja yang diterima dari setiap pengguna ini, penggambaran hak akses pengguna ini akan lebih mudah di pahami apabila ditampilkan dalam bentuk table.

f. Modul Front end & Modul Back end
Pada poin ini si pembuat BRD harus bisa menggambarkan modul-modul yang ada dalam system yang akan dibuatnya dalam bentuk Mouk Up beserta penjelasan aktivitas user yang dilakukan dalam modul tersebut.

g. Spesifikasi Pembuatan
Dalam Point ini menampilkan penjelasan Bahasa pemrograman yang digunakan serta perekaman database yang akan digunakan pada system yang akan dibuat. Seperti Pemrograman PHP/JAVA dan penggunaan DB SQL. 

h. Timeline
Pada point terakhir yaitu timeline atau jadwal pekerjaan, setiap detail pekerjaan diatas harus bisa terukur kapan dimulai dan kapan setiap point pekerjaan tersebut diselesaikan, akan lebih baik bila ditambahkan milestone dari timeline tersebut untuk mengetahui output dari setiap pekerjaan tersebut.

4. Saat apa BRD dibutuhkan dalam suatu Pekerjaan Project ? 
Sebelum saya menjawab ini yang perlu kita ketahui terlebih dahulu yaitu adalah phase pekerjaan. Sebagai contoh pekerjaan seperti diatas. Kita bagi 3 Phase kategory . 

a. Phase awal Presales yaitu phase dimanah permintaan kebutuhan baru di request dan terjadinya kerjasama dan kegiatan didalamnya pembuatan kontrak & pembuatan PMP Project Management Plan. 

b. Phase kedua Project yaitu phase dimanah project sudah dinyatakan didapatkan oleh perusahaan/Organisasi, dan kegiatan didalamnya yaitu : Kick Off Meeting,  Analisis dan Design System (BRD, FSD, Database Design), Pembentukan tim Development, Pemograman, testing & Deployment.

c. Phase ketiga Implementasi, yaitu phase terakhir apabila dinyatakan dua phase diatas telah diselesaikan, adapun kegiatan didalamnya yaitu : Go Live, Sosialisasi & Training.

Dari penjelasan diatas dapat disimpulkan bahwa Dokumen Business Requirement Definition memiliki peran penting pada saat pengkerjaan sebuat project karena dapat mengetahui scope pekerjaan yang harus dibuat serta memastikan pekerjaan tersebut sesuai dan tidak keluar dari jalur yang sudah di sepakati, sehingga hal tersebut meminimalisir kegagalan dalam pengkerjaan suatu pekerjaan serta dapat menghemat pengeluaran yang dikeluarkan dalam mengerjakan pekerjaan tersebut. 



Powered by Blogger.