Contract Management System



Contract Management System
Managemen Kontrak adalah proses pengelolaan segala aspek yang berhubungan dengan kesepakatan yang dibuat antara para pihak mulai dari pembuatan kontrak, pelaksanaan kontrak, hingga penyelesaian kontrak yang meliputi kontrak dengan vendor mitra, pelanggan maupun karyawan.

Dalam pengerjakan suatu pekerjaan yang di dalamnya terdapat kontrak tentu saja pertama-tama akan melalui Prospek Penjualan, Membuat Kontrak, Memenuhi Syarat Pemimpin, Mengajukan Penawaran, Menangani Keberatan & Closing Sales. Yang dimanah dari step-step diatas terdapat beberapa case seperti:
  • Sulitnya memonitor pembuatan Kontrak yang masih manual mulai dari tahap Drafting, Review oleh Custommer dan legal, & Finalisasi.
  • Sulitnya mengakses informasi mengenai kontrak bagi pihak-pihak yang tidak terlibat secara langsung dalam proses pembuatan maupun pengarsipan kontrak.
  • Kesulitan untuk me-maintain data renewal kontrak maupun license.
  • Adnya resiko kontrak hilang.

Sehingga dari banyaknya case-case yang terjadi di lapangan seperti itu sangat di perlukannya Contract Management System yang dimiliki oleh setiap perusahaan terlebih dilihat dari banyaknya pembuatan kontrak yang harus dikerjakan apabila terdapat pekerjakan yang biasa dikerjakan perusahaan tersebut, dengan adanya Contract Management System juga bisa memiliki beberapa manfaat yang akan di dapatkan perusahaan apabila meng-inplementasikan Contract Management System pada Perusahaannya seperti :
  • Otomatisasi proses pembuatan draf, mengirim, menolak maupun menerima kontrak.
  • Adanya log dan informasi status pembuatan kontrak.
  • Memberikan notifikasi dan reminder ketika suatu kontrak akan berakhir, perlu dihentikan, di renewal dan sebagainya.
  • Dapat mengenali resiko-resiko yang mungkin terjadi berdasarkan Analisa dan informasi kontrak yang aktif.
  • Dapat dipergunakan oleh finance untuk memonitor deadline penagihan dan pembayaran menggunakan notifikasi dan reminder berdasarkan term pembayaran yang telah di tentukan.
  • Mengorganisasi dile-file dengan mudah, sehingga tidak berantakan di suatu tempat/folder, semua dokumen lebih mudah dilihat, dicari dan lebih tertata.
  • Apabila template kontrak yang ada pada system kurang memenuhi kebutuhan proyek, maka user dapat melakukan pembuatan Dokumen secara manual.

Apabila penggambarannya agar bisa lebih dilihat sebelum dan sesudah adanya Contract Management System. Jika sebelum ada CMS masih menggunakan template word yang pengisiannya harus sesuai format yang ada, sehingga mempersulit user dalam pengisiannya, jika sudah menggunakan CMS user dapat langsung memasukan informasi yang dibutuhkan mengenail kontrak pada aplikasi web serta agreement dapat di auto generate, log kerja maupun revisi bisa di record, memberikan notifikasi reminder ketika suatu kontrak akan abis serta pencarian dokumen akan lebih mudah berdasarkan kriteria-kriteria pencarian tertentu.

Powered by Blogger.