Mengenal Project Management untuk Perusahaan




Mengenal Project Management untuk Perusahaan
Sebuah proyek adalah kegiatan yang dibatasi waktu dan anggaran. Direncanakan dan dilaksanakan untuk menghasilkan produk/ jasa dengan sasaran tertentu, Project Management sebenarnya lebih dari sekedar ilmu pengetahuan management Project.

Karnanya banyak terdapat aplikasi manajement proyek yang seyogyanya diketahui lebih dalam oleh seorang Project secretary atau Project admin. Sebagai seorang yang berperan penting dalam pelaksanaan project seorang project secretary atau project admin selayaknya diberikan pembekalan ilmu management project praktis dalam penanganan project.

  1. Dilaksanakan dalam kerangka waktu terbatas
  2. Memiliki anggaran tertentu
  3. Mensyaratkan spesifikasi tertentu secara rinci
  4. Membutuhkan sumber daya dari berbagai unsur
  5. Memerlukan upaya elaborasi (pendetilan) lebih lanjut
  6. Mengandung ketidakpastian & risiko
  7. Memiliki sponsor dan stakeholders

Kendala
Kendala yang biasanya ada di dalam Proyek berurusan dengan Budget, Schedule & Scope of Work. adapun kendala lain seperti :

  1. Resources
  2. Risk
  3. Procedures/Regulations
  4. People
  5. Materials (Supplies)
  6. External Factors
  7. Stakeholders Expectations
  8. Culture
  9. Politics
  10. Knowledge/Experiences
  11. Methods


Processes Group
 Project Management Framework
Memulai Proyek
•Business Case
•Cost & Benefit
•Project Charter
•Make or Buy Decision
•Stakeholders Analysis
•Contract
•Statement of Work

Project Charter

  • Project Goal & Objective (sasaran yang ingin dicapai)
    • Decision making (keputusan apa yg diperlukan)
    • Assumptions & Implications (asumsi-asumsi & Implikasi)
    • Risks (identifikasi risiko tahap awal)
    • Business process changes (dampak untuk organisasi)
    • Project manager & team
  • Sponsor
  • Stakeholders (pihak-pihak terkait)
  • Timeline & Budget (jadwal, anggaran & milestone)
  • Resources required (kebutuhan sumberdaya)
  • Deliverables (output/ hasil-hasil proyek)

Peran Leader dalam Proyek

  • Organisator
  • Komunikator
  • Motivator
  • Pembangun Tim
  • Fasilitator (Pengambilan Keputusan, Pemecahan Masalah, Konflik, Negosiasi, Perubahan, Penyesuaian aspek kultur, politisasi, dll)
  • Menilai Kinerja
  • Negosiator

Beberapa sebab kegagalan proyek

  • Misi proyek kurang seiring dengan misi organisasi
  • Sasaran yang tidak realistis
  • Sumber anggaran kurang memadai
  • Lemahnya perencanaan
  • Alokasi resource yang kurang optimal
  • Kompetisi yang ketat
  • Force Majeur
  • Perubahan tren pasar
  • Tidak ada Kendali biaya
  • Tidak ada motivasti tim
  • Kendali mutu kurang efektif
  • Penanganan stakeholders minim

Mengapa proyek sukses ?

  • Dukungan penuh pimpinan puncak
  • Project charter
  • Penerapan project management
  • Komposisi tim yang tepat
  • Minim birokrasi
  • Komunikasi yang efektif
  • Kerjasama tim solid

Tips Planning Proces
1. Deskripsi dan Rincian Lingkup / Spesifikasi Proyek
2. Uraian Kegiatan dan Work Package
3. Work Breakdown Structure (WBS)
4. Estimasi Resource & Durasi
5. Network Diagram dan Analisa Jalur Kritis
6. Finalisasi Jadwal dan Durasi
7. Gantt Chart (Schedule)
8. Estimasi Anggaran
9. Perencanaan dan Kesepakatan soal Resource, Pola
Komunikasi, Mutu, Risiko, Pengadaan Barang/ Jasa
10. Persetujuan dan Kick-off

Scope Management

  • Memeriksa dan memastikan secara terus menerus semua pekerjaan telah dilaksanakan
  • Memperlakukan pekerjaan tambahan sebagai sesuatu di luar project scope. Katakan ‘Tidak’ atau ‘Nanti saja’
  • Meminimise ‘scope creep’
  • Menghindari kerja extra atau ‘gold plating’

Work Breakdown Structures (WBS)
Informasi kategori pekerjaan / deliverables yang harus diselesaikan

Menyusun Project Schedule

  • Activity Definition Mengembangkan WBS sebagai dasar estimasi
  • Activity Sequencing Menyusun urutan pekerjaan yang harus diselesaikan
  • Activity Resources Estimating Estimasikan jenis dan jumlah SDM dan resource lain yang diperlukan
  • Activity Duration Estimating Berdasarkan lingkup pekerjaan, jenis dan jumlah SDM yang diperlukan, ketersediaan SDM dan kalender kerjanya teknik umum : one-time estimate dan three-point estimate
  • Schedule Development Pastikan pada saat ini estimasi durasi dan estimasi sdm sudah direview dan direvisi

Menyusun Network Diagram

  • Menggambarkan kegiatan dan hubungan timbal balik dalam suatu bentuk grafis
  • Menunjukkan ketergantungan dan critical path (alur kritis)
  • Aturan-aturan untuk network diagrams:

    • Suatu proyek hanya bisa memiliki 1 simpul awal dan 1 simpul akhir
    • Simpul start dan finish tidak memiliki durasi, hanya merupakan milestone (durasi = 0)
    • Waktu bergerak dari kiri ke kanan

Critical Path (Jalur Kritis)
Critical path mempunyai 3 sasaran utama

  • Menentukan total durasi proyek
  • Memantau aktivitas pada jalur kritis untuk menyelesaikan proyek
  • Mengidentifikasi bahwa penundaan pelaksanaan beberapa aktifitas akan mempengaruhi jadwal proyek secara keseluruhan Langkah-langkah
  • Identifikasi durasi setiap aktifitas
  • Hitung durasi setiap path (alur) pada network untuk menentukan total durasi proyek
  • Identifikasi critical path dan float (waktu jeda)
Project Cost Management
Proses-proses
Jenis-jenis Biaya

  • Variable Costs : Biaya Tidak Tetap: Biaya yang berubah-ubah sesuai jumlah produksi
  • atau jumlah pekerjaan. Contoh : biaya material, supplai, dan upah
  • Fixed Costs : Biaya Tetap : Biaya yang tidak berubah meskipun
  • pergantian/perubahan produksi. Contoh : biaya sewa, asuransi premium, dll.
  • Direct Costs : Biaya Langsung : Biaya yang langsung menunjang pekerjaan dalam proyek. Contoh : biaya perjalanan, akomodasi, dll
  • Indirect Costs : Biaya Tidak Langsung : Biaya tambahan atau biaya yang timbul terhadap lebih dari 1 proyek. Contoh : pajak-pajak, jasa janitorial
  • Sunk Costs – Expended Cost
  • Cost of Depreciation – Biaya Penyusutan

Powered by Blogger.